旅行的过程
瓦尔多斯塔州立大学遵守州会计办公室全州旅行政策和乔治亚州评议委员会旅行业务程序的大学系统。以下是旅费报销所需步骤的简要总结。如欲了解更多详情或以下未涵盖的项目，请参阅上述两项政策。
报销旅费的5个步骤
1. 旅行授权填写并提交 旅行授权表格除非持有长期旅行许可。预算审批人将转发给 travel@valdosta.edu批准。员工有责任确保旅行授权表在旅行前得到批准。
2. 选择运输方式
自驾出行：
- 车队车辆：员工应使用VSU车队车辆预订表预订大学车队车辆。汽油费报销将通过燃油卡办理。
- 个人车辆-仅限里程报销：个人车辆旅行的里程报销率将基于以下等级费率。
汽车成本比较没有完成，或者当汽车成本比较表明租车是最具成本效益的旅行方式，但个人车辆被用于旅行。
里程计算
- 租车:
租车旅行不需要比较汽车成本。
VSU将报销员工的租车费用和与租车相关的任何合理的汽油费用。旅行者应该拒绝汽车租赁供应商爱博体育提供的可选燃料。租来的车在还车的时候，油量应该和取车的时候一样。
批准的汽车租赁尺寸是紧凑型，中型或全尺寸。其他车辆尺寸需要与业务相关的理由。
州政府与企业和赫兹签订了全州范围内的强制性租赁合同。员工应该只从这些供应商租用车辆，当使用租赁汽车是理想的旅行形式。
VSU有企业直接账单选项，以消除员工自付费用。如选择企业，请联络财务服务部索取帐户号码及帐单号码，以选择直接付款。请使用以下链接预订车辆：https://www.enterprise.com/en/car-rental/locations/us/ga/valdosta-n-ashley-rd-5546.html
在美国大陆境内因公出差的旅客，在任何租用的机动车辆内，都受州责任保险的保护；因此，在租用机动车辆时，应减少责任保险。
**仅根据全州汽车租赁供应商合同（Hertz和Enterprise）爱博体育提供州内旅行的损坏/碰撞豁免。如果在州外旅行，VSU强烈建议旅行者选择从汽车租赁机构获得额外费用的损坏/碰撞豁免。损坏/碰撞豁免只适用于州外或国际汽车租赁。
*责任保险-这将包括在发生事故时对第三方财产的损害和伤害。只要是公务旅行，州政府就为雇员爱博体育提供责任保险。
**损害/碰撞豁免-这包括员工驾驶的租赁车辆的损害。
- 乘飞机旅行
出发航班和返程航班可领取一件行李的行李费。
机票费用可以在旅行日期之前报销。
3. 住宿:
员工应询问政府爱博体育提供的价格或会议住宿价格，并选择最具成本效益的方案。
免税：因公务在乔治亚州旅行和住宿时，应在办理入住手续时向酒店爱博体育提供乔治亚州当地酒店/汽车旅馆免税证书副本。这个税不能报销给员工，如果收取。
4. 餐费报销：佐治亚州-每日餐费-所有地区
| 早餐 |
13.00美元 |
| 午餐 |
14.00美元 |
| 晚餐 |
23.00美元 |
5. 填写费用报表
出差回来后，使用PeopleSoft员工自助报销系统完成并提交费用报告。所有费用应按费用种类和费用日期分项列出。使用附件功能在线附上所有收据和文件。以电子方式提交报告以供批准。费用报告应在旅行结束后六十（60）天内提交报销，否则将通过工资单报销并扣缴税款。费用报告通常在收到电子批准的费用报告和所有必要的收据和文件后的5个工作日内处理。如果您有任何问题或疑虑，请致电229-333-5708或发送电子邮件至travel@valdosta.edu。